Kasdien daugelis žmonių susiduria su situacijomis, kai reikia kreiptis į valstybinę instituciją dėl tam tikro klausimo. Tokiais atvejais dažnai tenka rengti oficialų prašymą.
Prašymai gali būti teikiami įvairioms institucijoms:
- Sodrai;
- VMI;
- savivaldybei;
- Užimtumo tarnybai;
- Migracijos departamentui;
- Registrų centrui;
- ligonių kasoms;
- kitoms valstybės ar savivaldybių įstaigoms.
Tinkamai parengtas prašymas padeda aiškiai išdėstyti situaciją ir užtikrina, kad institucija suprastų, kokio sprendimo ar informacijos siekiate.
Kada reikia rašyti prašymą?
Prašymas gali būti reikalingas, kai norite:
- gauti informaciją;
- pateikti papildomus dokumentus;
- paprašyti patikslinti duomenis;
- kreiptis dėl sprendimo priėmimo;
- prašyti išduoti pažymą;
- pateikti paaiškinimą;
- kreiptis dėl individualios situacijos įvertinimo.
Kiekviena institucija gali turėti savo pateikimo tvarką, todėl prieš siunčiant dokumentą verta pasitikrinti, kokiu būdu prašymas turi būti pateikiamas.
Kokia informacija turėtų būti prašyme?
Nors kiekviena situacija yra skirtinga, dauguma prašymų turi panašią struktūrą.
Pareiškėjo duomenys
Prašyme paprastai nurodoma:
- vardas ir pavardė;
- kontaktinis telefono numeris;
- elektroninio pašto adresas;
- gyvenamoji vieta arba kiti reikalingi kontaktiniai duomenys;
- atstovaujamos įmonės duomenys, jeigu kreipiasi juridinis asmuo.
Situacijos aprašymas
Svarbu glaustai ir aiškiai aprašyti:
- kokia situacija susiklostė;
- kokios aplinkybės yra svarbios;
- kokie dokumentai susiję su klausimu;
- kokios informacijos ar sprendimo tikimasi.
Konkretus prašymas
Institucijai turi būti aišku, ko prašoma.
Pavyzdžiui:
- pateikti informaciją;
- peržiūrėti duomenis;
- patikslinti informaciją;
- priimti sprendimą;
- išduoti pažymą;
- pateikti paaiškinimą.
Jeigu prašymas suformuluotas neaiškiai, institucijai gali tekti prašyti papildomos informacijos.
Dažniausios klaidos rengiant prašymus
Per ilgas ir neaiškus tekstas
Kartais žmonės aprašo daug aplinkybių, kurios neturi tiesioginės reikšmės nagrinėjamam klausimui. Dėl to institucijai tampa sunkiau suprasti pagrindinį prašymą.
Nepateikiami dokumentai
Jeigu yra dokumentų, pagrindžiančių situaciją, juos verta pridėti prie prašymo.
Nenurodomas konkretus tikslas
Viena dažniausių klaidų – institucijai nepaaiškinama, kokio veiksmo ar sprendimo tikimasi.
Naudojamas emocinis tonas
Prašymas turėtų būti aiškus, dalykiškas ir konkretus. Emociniai vertinimai dažnai nepadeda išspręsti situacijos.
Kaip padidinti tikimybę, kad prašymas bus aiškiai suprastas?
Rekomenduojama:
- Rašyti aiškiai ir dalykiškai.
- Vengti emocinių vertinimų.
- Nurodyti tik svarbias aplinkybes.
- Pridėti reikalingus dokumentus.
- Aiškiai suformuluoti, ko prašoma.
- Prieš siunčiant dar kartą perskaityti tekstą.
- Išsaugoti pateikimo patvirtinimą.
Kur galima pateikti prašymą?
Priklausomai nuo institucijos, prašymai dažniausiai gali būti pateikiami:
- elektroniniu būdu;
- elektroniniu paštu;
- per savitarnos sistemas;
- paštu;
- atvykus į instituciją.
Prieš teikiant prašymą verta pasitikrinti konkrečios institucijos nustatytą tvarką.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar prašymas turi būti parašytas specialia forma?
Ne visada. Daugeliu atvejų svarbiausia aiškiai išdėstyti aplinkybes ir nurodyti konkretų prašymą. Kai kurios institucijos gali turėti savo formas.
Ar galima pridėti dokumentų kopijas?
Dažniausiai taip, jeigu jos susijusios su nagrinėjamu klausimu.
Ką daryti, jeigu nežinau, kaip suformuluoti prašymą?
Tokiu atveju verta iš anksto pasiruošti informaciją ir aiškiai apsibrėžti, kokio rezultato siekiama.
Apibendrinimas
Tinkamai parengtas prašymas padeda greičiau ir aiškiau pateikti informaciją institucijoms. Aiškus situacijos aprašymas, konkretus prašymas ir reikalingi dokumentai gali padėti išvengti papildomų užklausų bei sutrumpinti nagrinėjimo procesą.