Gyvenime pasitaiko situacijų, kai žmogus nesutinka su priimtu sprendimu, mano, kad jo prašymas buvo išnagrinėtas netinkamai arba nori atkreipti dėmesį į tam tikras aplinkybes. Tokiais atvejais gali būti rengiamas oficialus skundas.
Skundai dažnai teikiami:
- valstybinėms institucijoms;
- savivaldybėms;
- viešojo administravimo įstaigoms;
- įvairioms organizacijoms;
- įmonėms ar paslaugų teikėjams.
Svarbu suprasti, kad kiekviena situacija yra individuali, todėl skundo turinys priklauso nuo konkrečių aplinkybių.
Kuo skundas skiriasi nuo prašymo?
Nors šie dokumentai dažnai painiojami, jų paskirtis skiriasi.
Prašymas
Prašymu dažniausiai siekiama:
- gauti informaciją;
- pateikti dokumentus;
- paprašyti atlikti tam tikrus veiksmus;
- gauti paaiškinimą.
Skundas
Skundas dažniausiai teikiamas tada, kai:
- nesutinkama su sprendimu;
- manoma, kad buvo padaryta klaida;
- siekiama atkreipti dėmesį į tam tikras aplinkybes;
- prašoma iš naujo įvertinti situaciją.
Kokia informacija turėtų būti skunde?
Tinkamai parengtame skunde rekomenduojama nurodyti kelias pagrindines dalis.
Pareiškėjo duomenys
Skunde paprastai nurodoma:
- vardas ir pavardė;
- kontaktinis telefono numeris;
- elektroninio pašto adresas;
- kiti reikalingi kontaktiniai duomenys.
Situacijos aprašymas
Svarbu aiškiai ir nuosekliai išdėstyti:
- kas įvyko;
- kada įvyko;
- kokie dokumentai susiję su situacija;
- kodėl manoma, kad problema turėtų būti peržiūrėta.
Konkretus prašymas
Skunde rekomenduojama aiškiai nurodyti:
- ko siekiama;
- kokį klausimą prašoma išnagrinėti;
- kokių veiksmų tikimasi.
Dažniausios klaidos rengiant skundus
Emocinis tonas
Viena dažniausių klaidų – emocingi ar įžeidžiantys pasisakymai. Daug efektyviau pateikti faktus ir aplinkybes aiškiai bei dalykiškai.
Per mažai informacijos
Kartais skunde nepateikiama pakankamai duomenų, todėl tampa sudėtinga suprasti situaciją.
Per daug nereikšmingų detalių
Kita dažna klaida – pateikiama daug informacijos, kuri neturi tiesioginės reikšmės nagrinėjamam klausimui.
Nepateikiami dokumentai
Jeigu yra dokumentų, galinčių padėti suprasti situaciją, juos verta pridėti prie skundo.
Kaip parengti aiškų skundą?
Prieš rengiant skundą rekomenduojama:
- Surinkti visus susijusius dokumentus.
- Sudaryti pagrindinių faktų sąrašą.
- Išdėstyti įvykius chronologine tvarka.
- Nurodyti konkretų prašymą.
- Patikrinti, ar pridedami reikalingi dokumentai.
- Perskaityti dokumentą prieš siunčiant.
- Išsaugoti pateikimo patvirtinimą.
Aiškus ir struktūruotas tekstas padeda lengviau suprasti situaciją.
Ką daryti po skundo pateikimo?
Pateikus skundą dažniausiai rekomenduojama:
- išsaugoti pateikimo patvirtinimą;
- saugoti dokumentų kopijas;
- sekti gautus atsakymus;
- prireikus pateikti papildomą informaciją.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar skundas turi būti ilgas?
Nebūtinai. Svarbiausia, kad jis būtų aiškus, logiškas ir suprantamas.
Ar galima pridėti dokumentų?
Taip, jeigu jie susiję su nagrinėjama situacija ir padeda ją paaiškinti.
Ar būtina naudoti specialią formą?
Tai priklauso nuo konkrečios institucijos ar organizacijos nustatytos tvarkos.
Ką daryti, jei nežinau, kaip suformuluoti skundą?
Tokiu atveju verta iš anksto susidėlioti pagrindinius faktus ir aiškiai apsibrėžti, kokio rezultato siekiama.
Apibendrinimas
Tinkamai parengtas skundas padeda aiškiai išdėstyti situaciją ir pateikti svarbiausią informaciją. Aiški struktūra, konkretūs faktai ir suprantamai suformuluotas prašymas padeda išvengti nesusipratimų bei palengvina nagrinėjimo procesą.